Cataloghi, l’impaginazione.

Ci siamo lasciati parlando del modo tradizionale in cui si produce ad esempio un catalogo.

Oggi parleremo dell’impaginazione, di come possiamo ottimizzare questa parte del flusso di lavoro della produzione di un catalogo che precede la pubblicazione, sia essa digitale o cartacea.

Per fare questo abbiamo bisogno dei #dativariabili.

I dati variabili possono aiutare a semplificare il lavoro in numerosi casi, anche nella composizione grafica di tutti i giorni, anche quando il dato non è magari così appariscente, come un calendario, agenda o altro.
In altri casi, come un manuale o un catalogo, se i dati vengono organizzati correttamente, il risparmio di tempo (e quindi il ROI) è massimizzato.

Soprattutto non dimentichiamo che, con una impaginazione automatica, si abbatte il margine di errore ad un livello prossimo a zero.
Il lato negativo di un’ impaginazione di questo tipo è ovviamente la condizione indispensabile, cioè che i dati siano organizzati in un archivio, da Excel per i casi semplici ad un DataBase più o meno complesso negli altri casi.

Alcuni concetti immediati, anche se generici, per capire rapidamente quando e dove applicare i dati variabili sono questi:
– ci troviamo in presenza di un lavoro lungo e soprattutto ripetitivo
– in questo lavoro cambiano alcune informazioni ben definite (il codice prodotto, le caratteristiche tecniche, ecc)
– le informazioni vengono passate da altre entità che poi magari sono deputate alla correzione delle stesse

È anche possibile che le informazioni siano all’interno del catalogo dell’anno procedente, ma devono comunque essere aggiornate, oppure occorre introdurre dei nuovi prodotti.
In tutte le occasioni citate, comunque, l’operatore rischia di introdurre errore, e ha tempi lunghi di lavorazione.

I dati variabili semplici possono essere un listino parti di ricambio, i biglietti da visita, locandine prezzo, dove può essere sufficiente un foglio di Excel.
Se fosse invece necessario spingersi oltre, ed iniziare ad introdurre sistemi di impaginazione più complessi, sia in entrata che in uscita, allora bisogna ricorrere ad un altra metodologia, basata su un tracciato dati chiamato XML.

L’XML è un linguaggio, che permette di descrivere dei contenuti tramite delle “etichette” (che vengono chiamate TAG). In questo modo è possibile identificare i vari “oggetti” che stiamo trattando, ed identificarli con una informazione aggiuntiva che normalmente riguarda il loro contenuto, in modo da essere riutilizzati in un’altra situazione.

I tag consentono infatti di etichettare i dati e di controllarne la struttura.
Ad esempio per indicare che una sequenza di parole è un titolo in un flusso di testo è possibile assegnarle un tag che ne descrive il contenuto:
<titolo>Nuove caratteristiche</titolo>.

A differenza del più noto e diffuso linguaggio HTML, costituito da un set fisso di tag e limitato alle istruzioni per il Web, XML è completamente estensibile.

E’ possibile definire tag o vocabolari propri del settore di applicazione, per garantire che gli stessi dati siano utilizzabili su diversi sistemi ed in diverse situazioni.

XML è uno standard aperto sviluppato dal World Wide Web Consortium (W3C).

Essendo uno standard, è quindi un linguaggio non proprietario e può essere usato con molte applicazioni per l’authoring, la visualizzazione di contenuto, la traduzione o i database.

L’idea alla base del progetto è quindi di “etichettare” ogni oggetto presente nella pagina, attribuendo informazioni sia tecniche che logiche, ma soprattutto ridondanti e “multiuso”. Infatti l’XML non è l’esportazione di un documento finito (come potrebbe essere un PDF), ma è un documento di passaggio, cioè un archivio che contiene tutte le informazioni necessarie.

Il formato XML sopperisce in due punti fondamentali all’estrazione di informazioni da una pagina:
– separa il contenuto dalla formattazione ad esso applicata per l’uso in un supporto specifico, quale la stampa o il Web. Il contenuto risulta più flessibile e gestibile in modo fluido in diverse applicazioni e formati.
– permette una formattazione flessibile, e come gli stili per la formattazione dinamica del contenuto in una pubblicazione, i tag XML possono essere completati con informazioni di stile per formattare il contenuto per ogni supporto specifico (Web, stampa, mobile e così via).

L’idea alla base dell’XML è anche la possibilità di gestire una sola traccia dati e pubblicare su più media, ma nel caso si vogliano solo pubblicazioni cartacee porta comunque vantaggi di velocità e sicurezza del dato.

È importante notare però che spesso gli operatori grafici realizzano un catalogo cartaceo manualmente, quando però gli stessi dati sono presenti sul sito web aziendale in formato DataBase.
Ci troviamo di fronte ad un controsenso logico, la presenza dei dati ma il mancato utilizzo di strumenti di impaginazione automatica, che porta quasi sempre ad un disallineamento dei due media.

Possiamo, quindi, utilizzare un tool di impaginazione automatica, che ci supporta in questa fase del lavoro.

Un flusso di lavoro ideale:

Come abbiamo detto in precedenza, una volta impaginato il nostro lavoro, sia esso fatto manualmente o in maniera più proficua attraverso un sistema di impaginazione automatica, il passo successivo è la distribuzione.

Il documento può essere stampato o diffuso con piattaforme digitali e quindi fruibile dai dispositivi mobili, evitando in questo modo costi di ristampa e copie obsolete distribuite agli agenti con prezzi errati, vecchie descrizioni etc, che comportano perdita di tempo e denaro.

Come renderlo digitale? Ne parleremo la prossima volta.

Nel frattempo, per dubbi e approfondimenti scrivi a [email protected].

A presto!